Etat des lieux digitalisés

EdlSoft est une solution d’états des lieux digitalisés développée en étroite collaboration avec des professionnels de l’immobilier et entièrement conforme avec la loi ALUR.


L’application d’état des lieux est dédiée aux activités locatives (locations saisonnières, agents et experts immobiliers) et aux administrateurs de biens afin de les accompagner dans la réalisation d’états des lieux. D’autre part, EdlSoft est également utilisée par les bailleurs sociaux, syndics de copropriétés, huissiers de justice, notaires, propriétaires privés, gestionnaires de résidences, conciergeries, cabinets de diagnostics, etc…

Notre objectif est d’allier, rapidité, efficacité et ergonomie.

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Nos points forts

EdlSoft permet d’établir des états des lieux entrants et sortants, de façon claire et automatisée en utilisant une tablette Windows / iPad / Android.

À l’aide d’étapes simples et structurées, vous pourrez réaliser vos états des lieux digitalisés (ainsi que vos comparatifs entrants/sortants), les envoyer directement par e-mail.

Plus de 550 000 états des lieux déjà réalisés avec EdlSoft ! Avec les états des lieux digitalisés, gagnez du temps en sécurisant vos documents.

  • Création EDL entrée ou sortie
  • Duplication entrée-sortie en un clic
  • Prise de photo intégrée dans la pièce
  • Dictionnaire fonctionnel
  • Comparatif entrée – sortie
  • Chiffrage des travaux
  • Signature numérique
  • Envoi des EDL par mail
  • Historique des états des lieux digitalisés
  • Hotline gratuite, illimité et sans attente
  • Optimisée pour une utilisation sur tablette
  • Inventaire détaillé
  • Mode Hors Connexion
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EdlSoft, l’application de réalisation d’

Une application fiable et ludique pour tablette qui simplifie la vie des professionnels de l’immobilier.

Il nous font confiance

EdlSoft remercie ses partenaires pour leur soutien nouveau ou de longue date.
C’est avec passion que nous apportons les évolutions d’ergonomie, et liées à la législation tous ensemble.

  • EdlSoft compte parmi ses clients de nombreuses agences intégrant des grands réseaux : CENTURY 21, FONCIA, ORPI, GUY HOQUET, LAFORÊT, ERA, CITYA, et d’autres.
  • Une expérience de plus de 18 ans dans le domaine du logiciel immobilier.
  • Plus de 850 agences utilisent nos solutions informatiques de gestion avec plus de 5000 licences installées et réparties sur tout le territoire et les DOM-TOM.
  • Des partenariats avec de grands groupes qui nous font confiance.
RÉDACTION DES ÉTATS DES LIEUX D’ENTRÉE ET DE SORTIE :

Préparez rapidement votre état des lieux avant la visite : depuis votre Pc, créez directement vos données et enregistrez toutes les informations disponibles.
(logement, propriétaire et locataires)
Ensuite, lors de l’état des lieux du logement, enregistrez les observations sur votre tablette grâce à des cases à cocher permettant ainsi de limiter au maximum la saisie manuelle.
Toutes les manipulations sont réalisées de manière assistée, par des étapes simples et intuitives. Utilisez le clavier à l’écran ou la reconnaissance d’écriture.

MATÉRIEL COMPATIBLE :

EdlSoft fonctionne sur l’ensemble des tablettes du marché: Android, iOS/iPad, et Windows 10.
L’application est optimisée pour une utilisation sur tablette, EdlSoft est entièrement autonome, et ne nécessite l’installation d’aucun autre logiciel.
iPads: EdlSoft est compatible avec les tablettes possédant iOS 11 ou supérieur.
Tablettes Android: EdlSoft est compatible avec les tablettes possédant Android 8 ou supérieur.
Tablettes Windows: EdlSoft est compatible avec les tablettes possédant Windws 10 (Mode S exclu).

DICTIONNAIRE FONCTIONNEL :

Une large bibliothèque est déjà fournie, cette nomenclature fonctionnelle est entièrement personnalisable.
Une liste d’inventaire (mobilier et vaisselle) pour les biens meublés est disponible.
Il est également possible de définir une liste d’équipements standards afin d’éviter d’en rajouter ou d’en supprimer sur chaque EDL, ce qui permet un gain de temps important.
De même pour les constats rencontrés, l’utilisateur peut personnaliser la liste des dégradations et désordres rencontrés sur l’élément ou l’équipement sélectionné.

DUPLICATION D’ÉTATS DES LIEUX :

Depuis votre Pc, sélectionner l’état des lieux entrant, et le dupliquer en sortant. Ensuite, indiquer seulement les modifications constatées ; celles-ci seront automatiquement prises en compte pour le prochain état des lieux.
Inversement, créer un état des lieux entrant à partir du sortant permet un gain de temps considérable puisqu’il suffit simplement de l’affecter au nouveau locataire entrant.
De ce fait, le dernier état des lieux d’un logement devient la base de référence.

COMPARATIF ENTRANT/SORTANT :

Une synthèse permet d’éditer une vue d’ensemble reprenant les changements entre l’entrée et la sortie.
Ce comparatif permet de mettre en évidence les défauts constatés de manière simple et intuitive.
Les différences résultant de ce comparatif se traduisent par une liste de prestations identifiées, comme pouvant être à la charge du locataire en cas d’inexécution de ses obligations selon les lois et décrets.
Le rapport comparatif mentionne également des informations sur les risques (sécuritaires) qui ont été constatés durant l’état des lieux de sortie et qui portent atteinte à l’intégrité des personnes.

 TRAVAUX / DEVIS :


EdlSoft dispose d’un module TRAVAUX permettant d’éditer :
Un récapitulatif de l’ensemble des réparations à prévoir.
Ce document édité en PDF, est classé par corps de métier (demande d’intervention, ordre de service)
Une estimation chiffrée de ces travaux.
(Base de prix entièrement paramétrable)
Cette fonction permet aux gestionnaires une restitution plus exacte du dépôt de garantie, et ce conformément à l’application des retenues locatives selon les lois et décrets.

SIGNATURE SÉCURISÉE SUR TABLETTE :

La sécurité est un critère important pour les utilisateurs d’une part, mais aussi et surtout pour les clients :
EdlSoft intègre une signature numérique légale et reconnue juridiquement.
A la fin de la réalisation de l’état des lieux, les parties signent directement sur la tablette.
Cette action clôturera de manière définitive le rapport qui ne pourra plus être modifié.
En cas d’oubli, l’utilisateur aura néanmoins la possibilité de créer une annexe, faisant l’objet d’un avenant à l’état de lieux et/ou reprenant les remarques établies par les locataires après la période légale des 10 jours.

ENVOI DES ÉTATS DES LIEUX PAR E-MAIL :

Une fois l’état des lieux clôturé, EdlSoft génère un document PDF sécurisé.
Ce dernier est enregistré dans un espace DOCUMENTS afin d’être immédiatement envoyé par e- mail aux parties concernées ; une connexion internet est alors nécessaire.
(À noter qu’EdlSoft ne nécessite d’aucune connexion lors de la saisie de l’état des lieux)
Des modèles de courriels sont disponibles et paramétrables en fonction de l’EDL réalisé. (entrant/sortant, meublé/vide).

INSERTION DES PHOTOS AU COEUR DE L’ÉTAT DES LIEUX :

Grâce à son module WEBCAM, EdlSoft permet d’ajouter un nombre illimité de photos afin de faciliter la lecture de l’état des lieux.
Les photos prises dans chaque pièce apparaissent après la description de cette même pièce, et non en fin d’état des lieux.
Il est à noter que si la photo n’a aucune valeur sur un plan juridique, cette dernière constitue néanmoins un réel « début de preuve » et appuie considérablement le contenu de l’état des lieux.

SYNCHRONISATION SUR TOUS VOS SUPPORTS :

Toutes les données sont synchronisées en temps réel sur l’ensemble des supports.
(Tablettes, PC et/ou serveur de données)
Cette sauvegarde permettra ainsi à chaque utilisateur de retrouver ses données, préparer un état des lieux sur un PC et le poursuivre sur une tablette, et vice-versa.
De nombreuses passerelles permettent à EdlSoft de s’interfacer avec d’autres logiciels de gestion, permettant ainsi l’intégration de l’EDL en PDF sur la GED, ainsi que l’import des lots dans l’espace client.

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Nos Tarifs

A partir de 29 € HT / mois
Accès au logiciel et maintenance inclus.

550000
Etats des lieux réalisés

850+

Clients à ce jour

5000+

Licences actives

98.7%

Clients satisfaits

Nous proposons de mettre à disposition de nos clients une Version d’évaluation pendant 60 jours, sans engagement. Cette version permet de prendre connaissance des différentes fonctionnalités de l’application, son ergonomie et surtout sa simplicité d’utilisation.

EdlSoft fonctionne sur tablette uniquement. En effet, la taille des écrans de smartphone ne permet pas une utilisation optimale.

Oui. Le dernier état des lieux réalisé sur le lot devient votre base de travail. Indiquez uniquement les modifications, celles-ci seront automatiquement prises en compte.
Une prise de mandat, une visite de chantier a été réalisée entre temps ? Aucun problème, il vous suffit de sélectionner le document sur lequel vous souhaitez travailler.

Garantie d’une image très professionnelle auprès de votre clientèle.
Certificat de verrouillage de l’EDL après signature du locataire avec possibilité de remise immédiate de l’état des lieux.
Envoi d’une copie de l’état des lieux par e-mail aux bailleurs (Modèles de courrier personnalisables, et adresses e-mails préenregistrés).

EdlSoft ne nécessite d’aucune connexion à Internet lors de la saisie de l’état des lieux.
Néanmoins, une connexion est nécessaire pour la Synchronisation, et l’envoi de l’état des lieux par e-mail.
Notez qu’une connexion internet disponible facilitera l’accès à notre service technique en cas de problème rencontré.

EdlSoft est un logiciel conçu par des experts, qui vous assure un service professionnel et adapté à vos besoins.
De plus, le logiciel fait preuve d’une facilité déconcertante au niveau de la manipulation ce qui va vous permettre d’être opérationnel dès la première utilisation. Notre équipe est disponible à tout moment de la journée afin de répondre à toute vos interrogations en y apportant une expertise pointue ce qui est une vraie force pour vous.
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, contactez-nous par mail en cliquant ici ou par téléphone au 04.93.55.58.58

Nous proposons différentes offres d’abonnement mensuel, ces derniers s’adaptent à votre volume d’EDL.
Nous disposons également d’une offre avec acquisition des licences, les états des lieux deviennent illimités. Il n’est nullement question d’acheter des crédits, ou des unités etc…
Afin de choisir l’offre la plus adaptée, et cibler au plus près votre besoin, notre Service commercial vous accompagnera dans vos démarches.

Lorsque vous contactez un fournisseur d’électricité ou de gaz, il est nécessaire de pouvoir identifier clairement votre point de livraison d’électricité et/ou votre point de comptage et d’estimation. Ces chiffres permettent d’identifier votre compteur. Pour cela, il vous sera demandé votre n° de PDL ou votre PCE qui sont un numéro à 14 chiffres que vous trouverez sur votre facture d’électricité ou de gaz. En cas d’emménagement dans un logement, le nom de l’ancien locataire sera nécessaire pour retrouver votre n° de PDL/PCE. Enfin dans le cas d’une habitation neuve, le n° de compteur suffit. Le fournisseur d’énergie fera la démarche auprès du Gestionnaire de réseau pour récupérer votre n° de PDL/PCE.

Sur la fiche locataire(s), il est possible de saisir plusieurs personnes. Lors de l’état des lieux sortant, il sera nécessaire de renseigner la nouvelle adresse de chaque locataire.

Il existe-une fonction permettant à l’utilisateur de copier le détail d’une pièce vers une autre pièce (éléments/équipements : état/nature/couleur/constat/note) ce qui permet de ne pas tout ressaisir.
Par exemple, cette fonction est utilisée lorsqu’un logement a été refait à neuf et/ou est composé des mêmes matériaux dans plusieurs pièces.

Oui. Il existe effectivement plusieurs possibilités :
Accès à une base de connaissance E-LEARNING : cette interface permet de découvrir les nouvelles fonctionnalités, améliorer ses connaissances.
Accès à un manuel d’utilisation. (Ce dernier est mis à jour régulièrement et se trouve sur le menu principal du logiciel sur la bulle « ? »).

EdlSoft dispose de 2 options :
Estimation des travaux : État récapitulatif reprenant le chiffrage des travaux par prix, quantité et désignation à partir d’une bibliothèque de Tarifs fonctionnelle. (Personnalisable à souhait).
Demande de devis : Synthèse des travaux par corps de métier concerné (Possibilité d’intégrer les photos pour illustrer les désordres).
Ce document PDF est généralement envoyé aux différents prestataires afin que ces derniers puissent établir un chiffrage, et de ce fait permettre une plus grande transparence vis-à-vis du locataire.

Les supports papiers encore utilisés pour réaliser les états des lieux sont particulièrement contraignants et nécessitent un espace de stockage important. Avec l’essor des nouvelles technologies, des supports tels que les feuillets autocopiants sont amenés à disparaître rapidement tant les possibilités et les avantages du passage au numérique sont nombreux :
– Gain de temps et de productivité considérable, solution de mobilité idéale
– Inventaire précis et exhaustif des états des lieux d’entrée et de sortie afin d’éviter les litiges (bibliothèque fonctionnelle fournie et personnalisable)
– Signature sécurisée sur tablette : Le locataire paraphe chaque page, et signe l’EDL directement à l’écran
– Saisie assistée par des étapes simples, intuitives : Toutes les manipulations se font sans clavier ni souris, utilisez le clavier à l’écran ou la reconnaissance d’écriture manuelle
– Photos au cœur du document grâce à la webcam intégrée (Baisse des risques de contestation)
– Duplication d’un état des lieux entrant en sortant (et inversement)
– Synthèse comparative (Comparatif EDL Entrant – EDL Sortant)
– Module chiffrage pour l’estimation de travaux / Devis (Ordre de mission)
– Envoi des états des lieux par e‐mail au format PDF

EdlSoft vous propose d’installer son application sur les tablettes Windows, Android ou iPad. Fonctionne sous iPadOS 11 ou plus, Android 8 ou plus, Windows 10 ou plus.

Oui. Effectivement, EdlSoft offre la possibilité de créer un nouveau libellé à la volée pendant l’état des lieux. (Ce libellé reste enregistré, et disponible pour tous les autres états des lieux).

EdlSoft permet d’apporter un niveau de précision important dans l’état des lieux. Les détails liés à la description d’un élément/équipement sont déjà pré-saisies dans la bibliothèque proposée.
Il est également possible d’apporter des compléments à partir de zones “notes” disponibles pour chaque élément / équipement (Ex : précisions de localisation) ou même d’indiquer des commentaires généraux sur la pièce. (De manière globale)
De plus, il est possible de saisir la quantité pour chacune des dégradations (Ex : 3 trous rebouchés, 2 fissures, etc.)

Où les données sont-elles sauvegardées ? Les états des lieux réalisés sont sauvegardés automatiquement sur la tablette.
Lors de la sauvegarde, les données contenues sur le Pc fixe ou sur la tablette sont enregistrées. Il est également possible d’effectuer une sauvegarde manuelle (Ponctuelle), ou d’installer le logiciel sur un serveur de données afin que ces dernières soient réalisées automatiquement.

La licence EdlSoft installée sur un PC FIXE est appelée le Back-office, et permet de :

  • Consulter / rechercher l’historique des états des lieux réalisés lorsque la tablette est indisponible
  • Effectuer un avenant à l’état des lieux entrant dans les 10 jours (Notes après signatures)
  • Préparer, et anticiper la saisie afin de faciliter le travail de l’utilisateur en charge de l’état des lieux.
  • Saisir ses états des lieux dans un environnement de saisie plus confortable que sur une tablette. (Écran, clavier et souris…)
  • Point de sauvegarde supplémentaire (en cas de problème sur la tablette, par exemple)

Le principe est de transférer les données entre la tablette et le PC fixe (Backoffice), et inversement.
Synchronisation de données (Version Windows) :
Mise à jour de la base en local ou à distance (soit en Wifi, soit par réseau câblé)
Transfert de données (Version iOS/iPad et Android) :
Transfert des états des lieux à distance (sous réserve d’être connecté à internet)

Nous avons procédé aux différentes démarches relatives à l’analyse de nos outils et produits pour la mise en place de la RGPD. Aussi, nous ne traitons pas les données personnelles pour le compte de nos Clients.
Le stockage des informations se trouve directement en agence ou sur les tablettes. Aussi, l’utilisateur a la possibilité de rectifier ou d’effacer les données personnelles qu’elle a saisie à la demande de ces clients conformément à la nouvelle réglementation sur la protection des données.
Utilisateur
– L’accès au logiciel est bloqué par un mot de passe ;
– Des profils utilisateurs peuvent être mis en place pour restreindre l’accès aux informations et aux fonctionnalités.
Sécurité des données
– Tous les renseignements sont stockés de manière sécurisé en base de données, aucune information n’est accessible directement ;
– La base de données se trouve physiquement sur votre site et sur vos tablettes, nous ne stockons pas d’informations sur nos serveurs ;
– Les sauvegardes sont protégées par un mot de passe.
Confidentialité / Droit à l’oubli
– Vous pouvez à tout moment supprimer les locataires et propriétaires, et informations complémentaires ;
– Pour la réalisation d’états des lieux, un minimum de renseignements est demandé. (coordonnées et e-mail).
Transferts
– Tous les échanges sont protégés par cryptage et/ou archive protégé par mot de passe

Une fois votre état des lieux contrôlé par le locataire, ce dernier le signe directement à l’écran à l’emplacement prévu à cet effet. Les signatures seront automatiquement intégrées à l’état des lieux généré au format PDF. Dans le cadre d’une colocation il est possible d’apposer la signature de plusieurs personnes. Néanmoins, il est possible d’apposer une mention type « Je me porte fort pour tous les autres titulaires du bail… »

Oui. En termes de sécurité, le décret du 30 mars 2016 a reconnu officiellement les états des lieux sur tablette, et notamment la validité de la signature électronique, déjà officialisée par le Code Civil auparavant.
Pour plus d’informations, vous pouvez vous référer au texte suivant :
DISPOSITIONS RELATIVES À LA SIGNATURE ELECTRONIQUE : ARTICLE 1316-1 A 1316-4 DU CODE CIVIL
PARAGRAPHE I : DISPOSITIONS GENERALES
ARTICLE 1316 (LOI Nº 2000-230 DU 13 MARS 2000 ART. 1 JOURNAL OFFICIEL DU 14 MARS 2000)
La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d’une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission.
ARTICLE 1316-1 (INSERE PAR LOI Nº 2000-230 DU 13 MARS 2000 ART. 1 JOURNAL OFFICIEL DU 14 MARS 2000)
L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
ARTICLE 1316-2 (INSERE PAR LOI Nº 2000-230 DU 13 MARS 2000 ART. 1 JOURNAL OFFICIEL DU 14 MARS 2000)
Lorsque la loi n’a pas fixé d’autres principes, et à défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu’en soit le support.
ARTICLE 1316-3 (INSERE PAR LOI Nº 2000-230 DU 13 MARS 2000 ART. 3 JOURNAL OFFICIEL DU 14 MARS 2000)
L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier.
ARTICLE 1316-4 (INSERE PAR LOI Nº 2000-230 DU 13 MARS 2000 ART. 4 JOURNAL OFFICIEL DU 14 MARS 2000)
La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie celui qui l’appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État. “

Ce n’est pas une obligation légale.
Juridiquement, la signature numérique fait foi sur l’ensemble des pages du document lorsque cette dernière respecte les conditions de validité de la signature numérique. Sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne qui signe, et que l’état des lieux ne soit pas modifiable une fois signé. (Certificat de verrouillage informatique)
EdlSoft permet néanmoins de parapher chacune des pages de l’EDL. (Version Windows)
La fiabilité du document peut être contestée par le locataire qui pourrait mettre en avant l’argument de ne pas avoir relu chaque page de l’état des lieux.
(Une mention légale peut être ajoutée, par exemple « Je reconnais avoir pris connaissance de l’ensemble des pages du document… »).

EdlSoft propose de nombreuses solutions ; celles les plus utilisées par nos clients sont les suivantes :
Envoi de l’état des lieux par e-mail (PDF) ou en Bluetooth ;
Transfert de l’état des lieux sur une Clé USB (Tablette Windows uniquement) ;
Impression de l’état des lieux au bureau ou depuis une Imprimante portable.

La combinaison de la signature du locataire ainsi que la clôture de l’état des lieux par l’utilisateur permettent de verrouiller définitivement l’état des lieux.
Un état des lieux clôturé devient sécurisé et ne peut donc plus être modifié. (Pour tout constat post-EDL, il existe la notion d’avenant pouvant être annexé à l’état des lieux).

Aucune. Sur un plan juridique, la photo n’a aucune valeur. Néanmoins elle constitue un « début de preuve » et appuie considérablement le contenu de l’état des lieux à condition que la photo soit horodatée, paraphée et signée par le locataire.
Aussi, la webcam intégrée dans EdlSoft permettant la prise de photos dans le corps de l’état des lieux est paramétrée avec un module d’horodatage.

Un décret paru le 30 mars 2016, applicable depuis le 1er juin 2016, décrit clairement les mentions qu’il est obligatoire de porter sur un état des lieux.
Certaines mentions sont obligatoires sur l’état des lieux d’entrée et sur l’état des lieux de sortie :
Le type d’état des lieux : entrée ou sortie
Sa date de réalisation
L’adresse précise du logement
Le nom des parties et l’adresse du bailleur
S’il y a lieu, le nom et l’adresse des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux
S’il y a lieu, les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau, d’électricité et de gaz
Le détail et l’usage des clés ou des autres moyens d’accès (badge, télécommande…) aux locaux à usage privatif ou commun
Pour chaque pièce, la description précise de l’état des revêtements de sol, des murs, des plafonds et des équipements du logement
La signature des parties ou de leurs représentants.
D’autres mentions sont obligatoires seulement pour l’état des lieux de sortie :
La nouvelle adresse du locataire
La date de l’état des lieux d’entrée
S’il y a lieu, les évolutions de l’état des différents éléments par comparaison avec l’état des lieux d’entrée.

Il est fortement conseillé que toutes les parties concernées assistent à l’état des lieux et le signe. Cependant, un locataire peut très bien signer l’état des lieux en son nom et au nom de ses colocataires. EdlSoft prévoit dans ce cas, la mention suivante « Je me porte fort pour tous les autres titulaires du bail »

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